Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.

Юридическая основа СЭД

Крупные предприятия с разветвленной филиальной сетью стремительно переходят на электронный документооборот, чему способствует наличие достаточной законодательной базы.

Законами, регламентирующими работу СЭД, являются:

1. №149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
2. №63-ФЗ «Об электронной подписи».
3. №263-ФЗ «Об отмене ограничений на электронный документооборот».
4. Гражданский кодекс.
5. Арбитражный процессуальный кодекс.

Прямые законодательные нормы одинаковы для всех, но при внедрении СЭД предприятие должно разработать дополнительно ряд внутренних распорядительных документов:

• регламент использования ЭЦП;
• корпоративные правила электронного документооборота с алгоритмом решения спорных ситуаций;
• документ о присоединении к правилам, который должны подписать все работники.

Сотрудники компании обязаны использовать лишь сертифицированные ЭЦП и средства криптозащиты информации. Соблюдение этого правила и согласованность законодательной базы позволяют сделать действия работника в корпоративной СЭД юридически значимыми.

Суть и функции СЭД

Система электронного документооборота - автоматизированная система управления рабочими процессами, позволяющая взаимодействовать работникам посредством цифровых устройств без использования бумажных носителей информации.

Базовыми функциями СЭД являются:

• создание, передача, хранение электронных документов (ЭД);
• оцифровывание бумажных документов;
• создание карточки документа с его атрибутами;
• формирование документов на базе готовых шаблонов с заданными атрибутами;
• поиск документов в централизованной базе;
• маршрутизация документов;
• контроль приема документа и исполнения имеющихся в нем распоряжений;
• ведение журналов, классификаторов;
• конвертация ЭД в совместимые форматы;
• автоматическая регистрация входящей документации;
• рассылка уведомлений;
• согласование документов;
• коллективная работа с ЭД;
• взаимодействие посредством ЭД с контрагентами компании;
• формирование отчетов об исполнении и движении документов.

Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.

Виды СЭД

Очевидно, что крупные промышленные предприятия и занимающиеся торговлей компании имеют различные требования к СЭД. Именно поэтому программные продукты разделяются на две категории, в зависимости от стандартизации рабочих процессов:

• «коробочные»;
• базовые с широкими возможностями конфигурирования.

«Коробочные» продукты разработаны для , складских операций, офисных процессов и мелких производств. Они требуют только модульной настройки и введения первичной информации.

Их особенности:

• быстрая настройка;
• стандартизированное обучение;
• не требуется доработка;
• низкая стоимость обслуживания.

Базовые платформы разворачиваются на крупных предприятиях с уникальной организационной и производственной структурой. Такие СЭД требуют длительной доработки, в том числе собственными IT-специалистами заказчика.

Они обладают следующими характеристиками:

• возможность подстраивания под конкретные бизнес-процессы;
• создание дополнительных программных модулей согласно требованиям заказчика;
• изменяемость интерфейса;
• сложность планирования стоимости из-за невозможности оценить объем доработок.

Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.

Преимущества системы электронного документооборота

Перевод документооборота предприятия в электронный вид дает компании преимущества не нескольких организационных уровнях. СЭД позволяет упростить работу как руководящего состава, так и рядовых сотрудников.

Тактические преимущества

Электронный документооборот позволяет сократить текущие операционные расходы бизнеса. При решении установить СЭД в рамках всего предприятия рекомендуется замерить производительность сотрудников до внедрения системы. Можно посчитать время на выполнение шаблонных заданий, утверждение предложений, поиск требуемых документов. Отдельно можно определить текущие затраты на офисную технику и канцелярию.

Исходя из эффективности базовых процессов компании, выделяют такие преимущества СЭД:

1. Освобождение физического пространства на рабочих местах пользователей.
2. Снижение затрат на аренду архивных помещений.
3. Экономия времени работников на копирование документов, их обработку, занесение в журналы.
4. Снижение затрат на бумагу, материалы для копировальной техники.
5. Уменьшение времени на передачу бумажных документов между отделами.
6. Экономия времени сотрудников за счет полной автоматизации части операционных процессов.
7. Увеличение производительности работников за счет снижения рутинной работы.

Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.

Стратегические преимущества

Стратегические цели при внедрении СЭД затрагивают основные бизнес-процессы: показатели прибыли, скорость и результативность коммуникаций с контрагентами, защиту коммерческой информации.

В этих областях можно выделить такие преимущества электронного документооборота:

1. Создание централизованного информационного пространства с базой ЭД и регулируемым удаленным доступом к нему.
2. Ускорение поиска информации по атрибутам.
3. Возможность комплексной защиты коммерческой информации в компьютерной сети.
4. Повышение прозрачности рабочих процессов, предупреждение коррупционных схем.
5. Возможность параллельного согласования внутренних документов.
6. Удаленный доступ к рабочим процессам вне рабочего места.
7. Повышение сохранности документов и невозможность их фальсификации.
8. Резкий рост исполнительности поручений за счет онлайн-мониторинга действий сотрудников.

Стратегические преимущества способствуют росту управляемости и имиджа компании, что дает существенную выгоду в привлечении новых клиентов.

Преимущества для рядовых пользователей

Продолжительные по времени рутинные операции признаны вредными для здоровья и резко снижающими производительность. Монотонная обработка запросов и документов в разных программах отвлекает от обязанностей, отнимая львиную долю рабочего времени.

СЭД имеет ряд преимуществ для решения указанных пользовательских проблем:

1. Удобное расположение ЭД в архиве, позволяющее находить их по атрибутам в течение 1-2 минут.
2. Регламентация операционных процессов. В результате работник получает только те задания, которые обязан выполнять по должностной инструкции.
3. Ускорение адаптации новых сотрудников к рабочим процессам за счет автоматизации внутрикорпоративного взаимодействия.
4. Возможность получения информации о цепочке согласований и этапах выполнения проектов.
5. Сокращение рутинных операций за счет объединения рабочих сред в компьютерах, использования шаблонов, исключения этапа распечатки документов и их подписи.

Сокращение количества и длительности неспецифических операций позволяет уделять время непосредственно рабочим процессам, требующим высокой квалификации.

Преимущества для IT-структуры предприятия

При внедрении СЭД она интегрируется существующей IT-инфраструктурой, предоставляя такие преимущества:

• облегчение контроля над системой, снижающее квалификационные требования к её администратору;
• возможность настройки новых шаблонов и маршрутов документов без средств стандартного программирования;
• объединение нескольких приложений в единую рабочую среду;
• возможность масштабирования системы без дополнительных затрат;
• отсутствие необходимости в замене имеющихся компьютеров;
• комплексная защита сети от вредоносных программ.

СЭД предполагает определенные капиталовложения в технические средства, но они окупаются в короткие сроки.

Компьютерное оборудование становится совместимым, в результате чего повышается степень использования его ресурсов.

Преимущества для руководителей

Электронный документооборот делает эффективной работу управленческого состава за счет следующих преимуществ системы:

1. Мобильность СЭД, возможность доступа к ЭД через удаленные компьютеры в командировках.
2. Удобство мониторинга сотрудников с помощью отчетов об эффективности их работы, производительности и своевременности выполнения поручений.
3. за счет интеграции с .
4. Ускорение логистических процедур между поставщиками и покупателями при совместном использовании СЭД. Существует возможность обмена первичными ЭД с помощью подключения к единому внешнему оператору, гарантирующему юридическую легитимность документов.
5. Предоставление доступа к финансовой информации исключительно топ-менеджерам, исключая секретариат.
6. Снижение вероятности утери важных документов.

Руководитель всегда может зайти в систему и сформировать отчет об исполнительности каждого сотрудника.

Осознание этого факта работниками не дает им возможности расслабляться и заниматься собственными делами.

Недостатки электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота на предприятии имеет и свои недостатки. Именно они не дают малому бизнесу вводить полномасштабную , складских операций и управления на базе СЭД.

К минусам относят:

1. Вероятность повреждения базы данных неизвестным вредоносным кодом. Решить этот недостаток может регулярно резервирование информации на неподключенных к сети устройствах.
2. Сложность адаптации сотрудников возрастной категории 40+ к цифровой форме взаимодействия.
3. Высокая стоимость. Цена отечественной СЭД для малых предприятий колеблется в пределах 1000-10000 долларов.
4. Эффективность СЭД снижается при отсутствии электронного документооборота у контрагентов компании.
5. Польза от системы в компактных офисах без дополнительных рабочих подразделений и помещений сомнительна.
6. Необходимость дублирования ЭД в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами.

Указанные недостатки во многом обусловлены запаздыванием принятия необходимых правовых норм и низкой степенью проникновения СЭД в бизнес-среду. Но тенденции свидетельствуют, что через 10-20 лет электронный документооборот на предприятии будет считаться больше правилом, чем исключением.

Как выбрать правильную СЭД?

Выбор СЭД нелегок, потому что есть большая вероятность купить неподходящий продукт или заключить договор с некомпетентной компанией.

Поэтому при принятии решения о покупке программы электронного документооборота необходимо учитывать ряд её характеристик:

1. Время работы производителя СЭД на российском рынке. Для подстраивания под национальное законодательство необходимы годы практического опыта внедрения подобных систем.
2. Соответствие отраслевым стандартам.
3. Совместимость со структурой компании.
4. Возможность и стоимость дальнейшего сопровождения программного продукта.
5. Масштабируемость СЭД при расширении предприятия.
6. Доступность документации по настройке ПО штатным IT-специалистам.
7. Уровень защиты информации.
8. Возможности резервирования данных
9. Время восстановления после сбоев.

Для окончательного выбора компании для внедрения СЭД рекомендуется проанализировать несколько провайдеров, изучить демонстрационные материалы и попросить установить демо-версию ПО. При решении важно учитывать затраты на обновление оборудования и уровень профессиональной подготовки собственных IT-специалистов.

Сложности внедрения СЭД

На процесс внедрения СЭД в России влияет использование пользователями множества нелицензионных программ, их несовместимость и преобладание ручного управления бизнес-процедурами.

В результате провайдеры электронного документооборота сталкиваются на предприятиях с такими сложностями:

1. Разношерстный формат хранения данных в различных отделах.
2. Отсутствие структурированности информации в используемых приложениях.
3. Неурегулированность системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам. Типовая форма должностных инструкций слабо помогает организации СЭД.
4. Загруженность инфопотока бюрократическими процедурами и согласованиями.
5. Сбои из-за хранения данных в различных приложениях.
6. Компьютерная безграмотность сотрудников предприятия и саботаж обучающих мероприятий на уровне исполнителей.
7. Несоответствие СЭД отраслевым нормам и подзаконным нормативно-правовым актам.

Для перехода на электронный документооборот мало волевого решения руководства. Нужна системная перестройка должностных обязанностей сотрудников и управленческой структуры компании. Для желательна интеграция с системой , которые необходимо установить согласно закону .

Важным направлением при внедрении СЭД является жесткая кадровая политика в отношении некомпетентных и необучаемых сотрудников. Потому что их нежелание работать по новым принципам значительно увеличит расходы на процесс внедрения и сопровождение электронного. СЭД должна взаимодействовать с людьми в рамках единого механизма, поэтому его плохо работающие элементы необходимо вовремя исправлять или заменять.

Читайте также

У нас есть готовое решение и оборудование для

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

подписание договора путем применения электронной почты будет признаваться наравне с обычными письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и пр. без

Изменения Гражданского кодекса РФ пока еще находится в стадии рассмотрения, а налоговые органы уже готовы получать от электронные документы. Как бухгалтерское, так и налоговое законодательство не запрещает использование электронных первичных документов:

• действующий в настоящее время Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит ограничений на отражение операций по электронному документу;
• в новом законе по бухгалтерскому учету от 6.12.11 г. № 402-ФЗ, который вступает в силу со следующего года, содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов.

Однако практика, которая еще только начала формироваться, показывает, что до «народного» обмена счетами-фактурами и другими первичными документами в еще далеко.

В целом, конечно, радует то, что нормативная правовая база для юридически значимого электронного документооборота, включая обмен электронными счетами-фактурами, сформирована, успешно проведены. А потому во многих особенно крупных предприятиях и организациях начинают всерьез задумываться о переходе на безбумажный документооборот.

Везде есть свои плюсы и минусы. Например, тот, кто использует программу «1С», может позволить себе уже сегодня отправить электронный документ нажатием одной кнопки при условии, что:

во-вторых, на некоторые первичные документы законодатель установил свои жесткие форматы, например на формат счета-фактуры (приказ Федеральной налоговой службы от 5.03.12 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде»). На другие только рекомендуемые в целях предоставления налогоплательщикам возможности реализовать права на направление по требованию налогового органа первичных документов. Речь идет о рекомендуемых форматах накладной ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг) (приказ Федеральной налоговой службы от 21.03.12 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов»).

Таким образом, в списке рекомендуемых форматов на документы, которые налоговая служба может принимать в электронном виде, отсутствуют весьма формы акта приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ (КС-2), актов сверок взаимозачетов и т.п. К тому же многие организации используют переработанные формы документов. В результате такого подхода число приверженцев электронного документооборота будет минимальным, так как по форме КС-2 – весьма востребованный документ. Выход, конечно, найдется и для строительных организаций: в договоре можно указать, что промежуточные расчеты производятся по акту произвольной формы (в формате, утвержденном в качестве рекомендуемого ФНС России), а окончательный расчет – по форме КС-2. Последний будет представляться в бумажном виде до тех пор, пока не будет утвержден его электронный формат.

Ввиду того что документы удобнее передавать комплектом, чем отдельно по одному (например, счет-фактуру электронным путем, акт в бумажном виде), то уместно использовать рекомендуемые налоговыми органами формы.

Исключения, конечно же, будут. Так, например, товарно-транспортную накладную ни сегодня, ни завтра передать в электронном формате не получится, так как в ней должны присутствовать подписи трех сторон – заказчика, перевозчика и получателя товаров.

Наверняка, у многих возникнет желание на всякий случай сделать бумажные варианты – дубликаты электронных документов с подписями и печатями. Запасной вариант, конечно, не повредит, лишь бы одну и ту же сумму два раза не отразить в учете.

Рассмотрим вопрос о дате получения счета-фактуры, от которой зависит момент применения вычета по НДС у покупателя.

Относительно бумажного варианта основного документа по НДС – счета-фактуры – могут рассматриваться следующие даты:

• дата, проставленная на счете-фактуре. Если счета приходят по почте, наступил конец квартала и налогоплательщику отразить вычет в этом квартале, то конверт можно отправить в макулатуру, а счет-фактуру – в книгу полученных счетов-фактур и соответственно в книгу покупок. С другими документами работать проще, поскольку их не надо фиксировать в каких-либо контролируемых книгах и журналах;
• дата на почтовом штемпеле – этот вариант очень удобен, когда вычет по НДС может «испортить» картину за отчетный период, так как налоговая служба часто оспаривает возможность «играть» датами счетов-фактур между налоговыми периодами;
• дата на расписке курьера – это и проще, и сложнее одновременно. С одной стороны, в пределах одного-двух дней можно договориться о фиксировании удобной даты, например в случае доставки в конце или за пределами рабочего дня. С другой стороны, дату расписки в одностороннем порядке, как и в случае с почтовой доставкой, уже не изменишь.

Применительно к электронному варианту любых первичных документов рассматривается только одна дата – получения извещения от покупателя. Это действительно может оказаться проблематичным в связи с тем, что на практике нередко возникает необходимость по каким-либо причинам заменить документ.

При бумажном документообороте по просьбе покупателя или поставщика заменить документы можно почти всегда «задним» числом. В случае выставления электронного счета-фактуры, проходящего через оператора, т.е. через третье лицо, такое просто невозможно. Конечно, можно счет-фактуру сформировать и даже отослать его по электронной почте клиенту, но оператор счет-фактуру от 27 июня не пропустит ни 5 июля, ни даже 28 июня.

Это надо иметь в виду тем организациям, которые оказывают так называемые длящиеся услуги или поставки, и выставляют один документ на несколько поставок сразу. К таким относятся услуги связи, интернета, отпуск хлебобулочных и молочных изделий. Даже при электронном способе выписки документов по отгрузке выставить их большому количеству контрагентов вряд ли удастся. Поэтому одному покупателю поступления за месяц «закроются» последней датой, другому – через 3–5 дней после окончания месяца, а вот предварительного закрытия (за 3–5 дней до окончания месяца), как это сейчас делается при бумажном документообороте, оператор не должен пропустить.

Другими словами, если в электронном счете-фактуре организация напишет, что счет выставляется за услуги, оказанные в июне текущего года, то счет-фактура должен быть датирован только 29 июня (или 30 июня, если этот день в организации был рабочим днем) или 2–3 июля 2012 г.

На практике могут возникать и такие ситуации:

• в конце квартала покупатель, скорее всего, не получит счет-фактуру в связи с выходными днями, а он ему очень нужен. Чтобы не терять хороших отношений, поставщик готов, конечно, сделать для него все. Тогда, несмотря на наличие соглашения об обмене документов электронным путем, поставщик имеет полное право выставить счет-фактуру в бумажном виде. В этом случае электронный дубликат уже не направляется;
• счет-фактура отправлен, но покупатель заметил неточность, и счет был возвращен поставщику на доработку. В книге продаж данный счет-фактура уже зарегистрирован в тот день, когда он был отправлен оператору.

В счета-фактуры, составленные начиная с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.11 г. № 1137, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем формирования новых экземпляров счетов-фактур. В новом экземпляре не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры (дата/номер), составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления. Таким образом, в книге продаж фиксируется и прежний, и новый экземпляры счета-фактуры (п. 7 постановления № 1137).

Относительно книги покупок такие действия не предусмотрены. Другими словами, в случае получения повторного счета-фактуры у покупателя будет зарегистрирован только второй, последний экземпляр счета-фактуры.

Для контроля за текущими действиями (своих оператора/контрагента) в программе списка счетов-фактур будут задействованы две колонки, в которых отражается сводное состояние электронного документооборота по документам информационной базы: в первой колонке – состояние документооборота со стороны организации (все выполнено/ на подписи/ требуются действия/ ожидать), во второй – состояние со стороны контрагента и оператора электронного документооборота. Бухгалтер всегда увидит, что следует делать, или просто немного подождать.

В случае выставления электронных счетов-фактур книга покупок будет дублировать журнал учета полученных счетов-фактур, которые могут направляться одновременно в бумажной и электронной формах (порядковые номера заполняются автоматически). Применительно к книге продаж ситуация может быть другой. Так, в журнале выставленных счетов-фактур до отправки счета-фактуры оператору-покупателю и получения подтверждения от оператора или извещения от покупателя может не быть записей, а в книге продаж указана сумма в соответствии с бухгалтерской записью: Д-т 62, К-т 90, согласно которой и формируется счет-фактура на отгрузку.

В связи с этим в декларации по НДС обороты по счету 68, субсчет «НДС», следует сопоставлять с книгой продаж, а дебетовые – с журналом учета полученных счетов-фактур;

3) первичные документы сформированы, отправлены, а загрузить показатели в свою программу покупатель не может: общая сумма поставки, сумма НДС есть, а ассортимент, представленный в документах, не считывается. Это возможно, так как у поставщика товар может быть назван картофелем, а у покупателя – картошкой. Что делать?

В этом случае следует синхронизировать представленные наименования для выбора аналогичной позиции в документации поставщика, что должно быть предусмотрено программой.

В заключение отметим, что переход к электронному документообороту – дань времени в целях гармонизации национальных законодательств в отношении электронных счетов-фактур. Так, Евросоюз занимался вопросами использования электронных счетов-фактур почти десять лет. Поэтому тем организациям, которые работают на мировых рынках, так или иначе придется приспособиться к новым условиям и, надеемся, только временным неудобствам.

Учет, контроль и сбор статистики – важные составляющие любого бизнеса: на основе собранных данных принимаются важные управленческие решения, поддерживается трудовая дисциплина, осуществляется планирование. Современные технологии прочно вошли в нашу жизнь, сейчас мы не можем представить себе работу без электронных таблиц и баз данных, позволяющих обрабатывать огромные массивы информации и поддерживать порядок в делах. Но при всех плюсах использования компьютера нельзя сбрасывать со счетов традиционные, знакомые еще нашим дедушкам и бабушкам, бланки-пустографки и бумажные гроссбухи.

Давайте попробуем выяснить, зачем нужны стопки бумажных бланков и простой карандаш в век высоких технологий.

Доступность и простота

При всем удобстве, у электронного документооборота есть большой минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность не 100%-я, особенно это касается людей в возрасте за 40-45 лет. При этом они могут быть высококлассными специалистами в своей области или просто хорошими работниками.

Согласитесь, ответственно относящийся к своим обязанностям охранник без вредных привычек, но не знакомый с офисными приложениями, куда ценнее “продвинутого” разгильдяя. Особенно остро эта проблема ощущается там, где традиционно высокая текучка кадров: охрана, курьеры, сотрудники общепита и мелкорозничной торговли – использование традиционных бумажных бланков учета позволит сократить расходы на обучение персонала и, следовательно, снизить производственные расходы .

Дешивизна

Затраты на обучение работников пользоваться программами мы уже учли. Но не стоит забывать, что для электронного документооборота нужно еще закупить компьютеры, специализированные лицензионные программы (например, 1С), антивирусы, иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс (или обращаться к аутсорсинговым фирмам), регулярно обновлять парк техники и ПО... Если вы управляете огромным складом, торговым предприятием или терминалом, вам неизбежно придется пойти на такие расходы, но для малого бизнеса эта ноша может оказаться неподъемной, а зачастую и ненужной – для учета товаров в паре небольших лотков достаточно бумажных бланков.

… и в дождь, и в град!

Современные гаджеты годятся для работы в очень узком диапазоне температур и влажности: в дождь или сильный снегопад невозможно пользоваться, например, планшетом или ноутбуком, аккумуляторы на морозе очень быстро садятся, любое падение на землю может оказаться фатальным, и в любой момент работник может оказаться без инструмента учета. Да и сомнительное это удовольствие – на холодном складе или разгружая товар с машины под проливным дождем окоченевшими пальцами пытаться ввести какую-то информацию в базу данных. И тут на помощь нам приходят старые добрые бумажные бланки и простой карандаш. Уж они-то точно не подведут!

Что написано пером – не вырубишь топором!

Данные, занесенные в прошитый и пронумерованный журнал, невозможно стереть, исправить или что-то вписать задним числом. Никакой злобный хакер не “взломает” подшитые пронумерованные квитанции или накладные с “мокрой” печатью. Нужно еще учитывать тот факт, что ЭЦП (электронно-цифровая подпись) еще не очень широко распространена в России, и личная подпись и печать организации до сих пор остаются, пожалуй, единственным способом заверить документы.

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права. Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки. Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону. При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги. Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.

Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.

Электронный документооборот: плюсы и минусы

Инфо

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан. ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

2.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами. Минусы Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять.

Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования. Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов.

Электронные первичные документы: плюсы и минусы

На основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС - Базовой и Стандартной сложилась следующая схема:

• Установка системы - максимум 1 рабочий день.
• Обучение администратора системы -1 рабочий день.
• Настройка системы - 5-10 рабочих дней.
• Обучение пользователей - количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
• Опытная эксплуатация - 22 рабочих дня.

На этом внедрение считается завершенным, и система переходит в промышленную эксплуатацию «На практике этапы внедрения «коробки» происходят куда быстрее. На установку выделяется 4 часа, еще 4 - на обучение администратора, и еще 4 - на обучение одной группы пользователей», - комментирует Екатерина Королева, ведущий специалист технической поддержки ТЕЗИС.

Электронный документооборот в компании — плюсы и минусы

ИТ и бизнес Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить.
К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота. Плюсы Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств.
Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку. Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов.
Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения.

/ электронный документооборот

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот. Что важнее - автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение? В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС - Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор - ниже.

Функциональность СЭД в разных редакциях От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность.

Плюсы и минусы сэд в разных редакциях

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию. Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Электронный документооборот повышает корпоративную культуру.
Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов. При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

Документооборот

В случае ТЕЗИС - это визуальный конструктор процессов.

• Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
• Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
• Модуль распознавания текста.

Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии. Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения. Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию.

Минусы электронного документооборота

Совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика проводится изучение и анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Результат обследования фиксируется и согласовывается.

• Разработка и согласование функциональной спецификации (ФС). На основании полученной по итогам обследования информации разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация будущей системы документооборота, включающая в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.
• Настройка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно ФС. Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной спецификации.
• Передача настроек, демонстрация системы.

Недостатки электронного документооборота

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов.

Проблему можно решить созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе. В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте. В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных. Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Недостатки электронного документооборота по сравнению с бумажным

Более того, она имеет уникальный механизм расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении. Это позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для компаний, которым требуется специфический документооборот. Стандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном - создании новых бизнес-процессов и отчетов. Визуальный дизайнер бизнес-процессов, встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и обработки документов, причем без применения каких-либо средств программирования.

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства . Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Новый документ можно создавать в системе или импортировать файлы из других программ. Готовый документ согласовывается, по автоматически заданному маршруту, просто попадая в папку для входящих документов к очередному человеку в цепочке исполнителей. Нажатием специальных кнопок, документ согласовывается и подписывается. Статус документа обозначается на экране визуально. Например, просроченный документ «краснеет».

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени . Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы . Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы . Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги , что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

• Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
• Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
• Отдельной заботой станет безопасность . Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
• В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
• В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
• Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом. В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.